Gestión documental · PQRSD
E-GAN Docs
Ventanilla única y gestión documental con trazabilidad total. Del radicado de entrada a la respuesta oficial: consecutivos que no se repiten, semáforo de términos, PQRSD con anexos y auditoría completa de cada cambio.
On-premise o nube privada
Multiusuario
Auditoría completa
Interfaz de E-GAN Docs · Datos de ejemplo
Cada radicado y cada término, en una sola vista.
Cada radicado tiene número, dependencia, responsable y término. Esta vista de referencia muestra cómo se vigilan los vencimientos y cómo se distribuyen los canales de entrada.
PQRSDRadicadosTérminosArchivo
Interfaz construida con datos ficticios. No corresponde a la información de un ciudadano o una entidad real.
Panel de ventanilla
Radicados y términos
Hoy · 20 oct 2026
LC
Este mes
Participación
Radicados por canal
78 % de entradas digitales
Correo y portal concentran la mayor parte de los radicados.
Semáforo
Próximos vencimientos
Hoy2 radicados
PQRSD · Atención al ciudadano
Crítico
21 oct5 radicados
Solicitudes de información
Por vencer
22 oct5 radicados
Comunicaciones internas
Por vencer
12 términos en 48 horas
Asigna responsables o solicita prórroga antes del cierre.
Bandeja de entrada
Ver todos los radicados
Radicados recientes
| Radicado | Asunto | Dependencia | Término | Estado |
|---|---|---|---|---|
| RAD-2026-01842 | Solicitud de información sobre trámite | Atención al ciudadano | 2 días | En término |
| RAD-2026-01839 | PQRSD sobre servicio institucional | Atención al ciudadano | Vence hoy | Urgente |
| RAD-2026-01831 | Comunicación interna de dependencia | Control interno | 3 días | En término |
| RAD-2026-01827 | Respuesta a solicitud de copias | Gestión documental | 1 día | Por vencer |
Desliza para ver todas las columnas →
Consecutivo y trazabilidadCada entrada tiene número, dependencia, anexos y responsables identificables.
Términos a la vistaEl semáforo prioriza lo que vence hoy y evita respuestas fuera de plazo.
Canales consolidadosVentanilla, correo y portal llegan a una misma bandeja de gestión.
El problema
Un documento sin rastro es un riesgo que crece.
La gestión documental no falla solo por falta de software. Falla cuando el radicado, el responsable y el término viven en lugares distintos.
Radicados dispersos
Libros, Excel y correos conviven sin un número único. Los anexos se pierden y nadie sabe cuál es la versión vigente.
Términos que se vencen sin aviso
Las PQRSD y los requerimientos tienen plazos. Sin semáforo ni alertas, el vencimiento se descubre cuando ya hay una reclamación.
Respuestas sin evidencia
En una auditoría no se puede demostrar quién respondió, con qué soporte y en qué fecha. La trazabilidad se reconstruye a mano.
Características
El ciclo documental completo, en una sola plataforma.
Radicación, asignación, seguimiento, respuesta y consulta. Sin depender de una cadena de correos ni de un libro físico.
Radicación multicanal
Entradas, salidas, PQRSD, comunicaciones internas, resoluciones, actas y acuerdos, con campos y flujos según el tipo documental.
Consecutivos atómicos
Generación de números de radicado por año y categoría sin duplicados ni colisiones, incluso con varios usuarios radicando a la vez.
Semáforo de términos y SLA
Prioridades, responsables y fechas límite visibles. Alertas antes del vencimiento para actuar, no para justificar después.
Respuesta oficial y anexos
Construcción de la respuesta con plantillas, documentos adjuntos y firma según configuración. El ciudadano recibe una comunicación formal y localizable.
Portal ciudadano con QR
Consulta pública del estado del radicado mediante código o QR. Menos llamadas, más transparencia y una experiencia clara para el ciudadano.
Planillas y reportes PDF
Planillas de radicación, reportes por dependencia, tipo, estado y término. Información lista para comités, seguimiento y control interno.
Roles y dependencias
Perfiles de administrador, gestor, funcionario y atención al ciudadano. Organigrama, series documentales y permisos por dependencia.
Auditoría e historial
Registro de cada acción: quién radicó, quién asignó, quién respondió y cuándo. Evidencia para control interno y entes de vigilancia.
Parametrización institucional
Tipos documentales, plantillas, contactos, dependencias, notificaciones y reglas de asignación adaptadas a la operación de cada entidad.
Beneficios
Menos incertidumbre, más cumplimiento.
El objetivo no es digitalizar por digitalizar. Es que cualquier persona autorizada encuentre el documento, sepa su estado y pueda responder a tiempo.
Documentos localizables
Cada radicado tiene número, dependencia, responsable, anexos e historial. Se acabó buscar en correos o pergaminos.
Cumplimiento de términos
Semáforo, alertas y reportes para priorizar lo que está por vencer. La entidad actúa antes de que el plazo se agote.
Atención más transparente
El ciudadano consulta su radicado con QR y recibe una respuesta formal. Menos incertidumbre y menos llamadas al conmutador.
Archivo ordenado y auditable
Series, dependencias y evidencias consistentes. La revisión interna deja de ser una reconstrucción manual.
Alcance
Qué implementamos y qué debe poner la entidad.
Una ventanilla única funciona cuando la plataforma y la operación están alineadas. Delimitamos responsabilidades desde el inicio.
Incluye
- Diagnóstico de la operación documental y de atención al ciudadano.
- Parametrización de dependencias, series, tipos, roles y consecutivos.
- Instalación en infraestructura de la entidad o nube privada.
- Configuración de correo saliente, notificaciones y plantillas.
- Migración de consecutivos y carga de contactos o ciudadanos.
- Capacitación por rol y acompañamiento en el arranque.
- Manual de operación y transferencia de conocimiento.
No incluye por defecto
- Firma digital o electrónica: se integra o se cotiza según el proveedor.
- Hardware, escáneres, servidores o conectividad.
- Integración con ERP, archivo central o sistemas de nómina.
- Digitalización masiva de archivo histórico en papel.
- Certificaciones o avales que dependan de un tercero.
- Soporte presencial permanente o disponibilidad 24/7 sin acuerdo.
La entidad conserva la propiedad de sus datos y define las reglas del negocio. EGANTIC configura, implementa y acompaña; no sustituye la responsabilidad institucional.
Implementación
Primero la regla, después el botón.
Antes de cargar documentos definimos cómo radica, asigna y responde la entidad. La parametrización es la parte que evita el caos posterior.
La duración depende del número de dependencias, tipos documentales, consecutivos y volumen de datos. Se confirma en el diagnóstico.
Fase 1
Diagnóstico y parametrización
Mapa de dependencias, tipos documentales, roles, términos y reglas de asignación. Definición de consecutivos y plantillas.
Fase 2
Instalación y migración
Despliegue, configuración de correo, carga de contactos y migración controlada de consecutivos y datos base.
Fase 3
Piloto y capacitación
Radicación y respuesta con un grupo real. Capacitación por rol, ajustes de flujo y validación de reportes.
Fase 4
Despliegue y acompañamiento
Entrada en operación de toda la entidad, acompañamiento en ventanilla, respaldo y paso al modelo de soporte.
Modelo de contratación
Cómo se contrata E-GAN Docs.
La inversión depende de la estructura de la entidad, el volumen documental y las integraciones. Por eso cotizamos después del diagnóstico, con un alcance claro y por escrito.
Implementación
Parametrización, instalación, migración de consecutivos, capacitación y acompañamiento en el arranque.
- Diagnóstico y diseño del flujo documental.
- Configuración de dependencias y roles.
- Migración de consecutivos y datos base.
- Capacitación y manual de operación.
Licencia de uso
Uso del producto en la infraestructura de la entidad o en nube privada, con actualizaciones y soporte.
- Licencia por institución según alcance.
- Actualizaciones de la versión contratada.
- Soporte correctivo y acompañamiento.
- Ambientes de producción y pruebas.
Operación administrada
EGANTIC opera la plataforma: infraestructura, monitoreo, respaldo, soporte y ajustes menores.
- Infraestructura administrada.
- Monitoreo y respaldos programados.
- Soporte a usuarios y administradores.
- Bolsa de ajustes y mejoras menores.
La inversión depende de
Dependencias
Usuarios
Tipos documentales
Volumen anual de radicados
Integraciones
Modalidad on-premise o nube
Nivel de soporte
Se puede iniciar con la ventanilla central y luego ampliar a otras dependencias o sedes. La propuesta se ajusta al presupuesto y a la capacidad operativa de la entidad.
Para quién es
Para entidades que deben responder, no solo recibir.
E-GAN Docs está pensado para operaciones con ventanilla única, atención ciudadana y obligaciones de trazabilidad documental.
Alcaldías
Gobernaciones
Hospitales públicos
ESE
Universidades
Institutos y entidades descentralizadas
Consecutivos sin colisiones
La generación atómica evita el problema clásico de dos funcionarios radicando con el mismo número.
Trazabilidad de punta a punta
Radicado, asignación, respuesta y consulta quedan registrados. La auditoría se responde con evidencia, no con memoria.
Acompañamiento real
Capacitación por rol y soporte del equipo que implementó. La ventanilla no queda sola después de la entrega.
Complementa tu operación
Otros productos EGANTIC.
EganDesk
Activos, mantenimiento y mesa de ayuda con SLA en un solo lugar.
SemaCore
Inventario, lotes y vencimientos para suministros médico-sanitarios.
Sistemas a la medida
Catorce sistemas propios, listos para implementar por separado: academia, salud, sector público, redes, infraestructura, sitios web y automatización.
Siguiente paso
¿Cuántos radicados están esperando respuesta hoy?
Revisemos tu operación documental: dependencias, tipos, volúmenes y términos. En una primera sesión identificamos dónde se está perdiendo el control.